Käyttöohje

1. Aloitus 5 minuutissa

1. Yrityksen tiedot. Asetukset → Yrityksen tiedot: nimi, puhelin, osoite ja Y-tunnus.
2. Palvelut ja hinnat. Asetukset → Palvelut ja hinnat: lisää palvelut, kestot ja hinnat. Lisäpalvelut (esim. +15 min) lisätään kohdassa Lisäpalvelut.
3. Aukioloajat. Asetukset → Aukioloajat on viikkopohja. Yksittäisiä päiviä muutat kalenterissa maalaamalla (kohta 3).
4. Tallenna. Paina sivun alareunan Tallenna asetukset. Tallentamattomista muutoksista näkyy ilmoitus.
5. Kokeile. Avaa varaussivusi hallinnan yläosan linkistä ja tee testivaraus. Asetukset → Sähköpostin testaus → Lähetä testiviesti varmistaa, että viestit kulkevat.
6. Jaa linkki. Kopioi linkki ja lisää se kotisivuille, someen ja Google-yritysprofiiliin.

2. Kalenteri ja varaukset

• Liikkuminen: ‹ › vaihtaa viikkoa, Tänään palaa nykyhetkeen, päivämäärävalinnalla hyppäät haluamaasi päivään. Jos sinulla on useampi työntekijä, valitse näytettävä työntekijä valikosta.
• Uusi varaus (esim. puhelinvaraus): klikkaa kalenterin tyhjää kohtaa tai paina + Uusi varaus. Valitse palvelu, aika ja tekijä, ja kirjoita asiakkaan tiedot. Jos annat sähköpostin, asiakas saa vahvistuksen ja peruutuslinkin.
• Muokkaus ja siirto: klikkaa varausta, muuta aikaa, palvelua tai tekijää ja paina Tallenna. Asiakkaan tietoja ei tarvitse avata ajan siirtämiseksi. Asiakas saa ilmoituksen muutoksesta.
• Estot (loma, menot): Varauslista → Estä aikoja. Valitse kenelle, päivät ja kellonajat tai Koko päivä(t). Syy näkyy vain teille.
• Päällekkäisyydet: sovellus varoittaa, jos aika menee toisen varauksen tai eston päälle.

💡 Kalenterin merkinnät: 🔒 VARATTU = varaus (asiakastiedot piilossa), maksettu = ennakkoon maksettu, harmaa alue = suljettu aika.

3. Vastaanottoajat maalaamalla

1. Paina kalenterissa ✎ Vastaanottoajat.
2. Avaa aika: vedä hiirellä tai sormella harmaan alueen yli.
3. Sulje aika: vedä avoimen ajan päältä.
4. ↺ palauttaa päivän viikkopohjan mukaiseksi.
5. Kopioi tämä viikko seuraavalle viikolle toistaa viikon ajat.
6. Paina Valmis. Muutokset tallentuvat heti, ja ne koskevat vain kyseisiä päiviä.

Maalatut päivät ohittavat viikkopohjan ja kiinniolopäivät. Pysyvät muutokset kannattaa tehdä kohdassa Asetukset → Aukioloajat.

4. Asiakastiedot ja yksityisyys

Kalenterissa ja varauslistalla näkyy oletuksena vain 🔒 VARATTU – ei asiakkaan nimeä eikä palvelua. Näin tiedot eivät näy ohikulkijalle tai näytön jakamisessa.

• Tietojen avaaminen: avaa varaus ja paina 🔓 NÄYTÄ ASIAKKAAN TIEDOT. Jokainen avaus kirjataan lokiin (kuka, milloin, mikä varaus – ei asiakkaan tietoja).
• Kalenterin näyttötila (Asetukset → Tietosuoja ja tilastot):
  • Yksityinen (suositus) – asiakastiedot avataan erikseen.
  • Erittäin yksityinen – avaaminen vaatii lisäksi salasanan. Vahvistus on voimassa 10 minuuttia.
  • Normaali – nimi ja palvelu näkyvät kalenterissa niille, joilla on oikeus.
• Avausloki: Asetukset → Tietosuoja ja tilastot → Näytä avausloki.
• Työntekijöiden oikeudet: katso kohta 9.

Asiakkaan nimi, sähköposti, puhelin ja lisätiedot on tallennettu salattuina, ja vain oman yrityksesi käyttäjät pääsevät niihin.

Asiakasrekisteri (valinnainen)

Oletuksena asiakkaan tiedot poistuvat käyntipäivän päättyessä. Jos haluat säilyttää asiakashistorian, ota asiakasrekisteri käyttöön: Asetukset → Asiakastietojen säilytys → Asiakasrekisteri, valitse säilytysaika ja tallenna.

• Asiakaskortit syntyvät automaattisesti varauksista. Palaava asiakas tunnistetaan sähköpostista tai puhelinnumerosta. Uuden varauksen ikkunassa voit hakea asiakkaan rekisteristä.
• Asiakkaat-välilehti: hae asiakas, avaa kortti, muokkaa tietoja ja näe tulevat varaukset ja käyntihistoria. Käynti kirjataan historiaan käyntipäivän päätteeksi.
• Hoitomuistiinpanot ovat terveystietoja, joten ne vaativat asiakkaan suostumuksen. Asiakas voi antaa sen varauslomakkeella, tai voit kirjata suullisen tai paperilla annetun suostumuksen asiakaskorttiin. Jos suostumus perutaan, muistiinpanot poistetaan heti.
• Säilytysaika: 6 kuukautta – 5 vuotta viimeisestä käynnistä. Asiakas poistetaan automaattisesti, kun aika täyttyy eikä hänellä ole tulevia varauksia.
• Asiakkaan oikeudet: asiakaskortin Vie tiedot antaa asiakkaan tiedot tiedostona, ja Poista asiakas poistaa kaiken pysyvästi.
• Käytöstä poistaminen: vie rekisteri ensin talteen (Asiakkaat → Vie koko rekisteri), jos tarvitset tietoja. Kun rekisteri poistetaan käytöstä, kaikki asiakastiedot poistetaan.
• Tuonti: kun rekisteri on käytössä, toisesta järjestelmästä tuodut varaukset luovat myös asiakaskortit.

Asiakkaille kerrotaan rekisteristä automaattisesti varaussivulla ja tietosuojaselosteessa. Työntekijän oikeus asiakastietoihin (kaikki / omat / ei mitään) koskee myös rekisteriä.

5. Peruutukset

Sinä perut

• Yksi varaus: avaa varaus → Peru varaus.
• Useita kerralla (esim. sairastuminen): Varauslista → valitse varaukset (tai yläriviltä kaikki) → kirjoita halutessasi viesti asiakkaille → PERUUTA VALITUT VARAUKSET.

Jokainen asiakas saa automaattisesti oman peruutusilmoituksen – sinun ei tarvitse avata yhteystietoja. Ilmoituksen kanava (sähköposti, tekstiviesti tai molemmat) valitaan kohdassa Asetukset → Varaussäännöt. Ennakkomaksut palautetaan ja lahjakortin saldo tai sarjakortin kerta palautuu automaattisesti. Samaa peruutusta ei voi käsitellä kahdesti, joten asiakas ei saa tuplaviestejä.

Asiakas peruu

Asiakas peruu vahvistusviestin linkistä peruutusrajaan asti (Asetukset → Varaussäännöt → Peruutusraja). Sen jälkeen hänet ohjataan soittamaan. Saat ilmoituksen peruutuksesta, ja vapautunut aika tarjotaan jonotuslistalle, jos se on käytössä.

6. Ei saapunut ja lasku

Ota käyttöön kerran: Asetukset → Laskutus: peruuttamatta jätetyt käynnit. Valitse laskutettava summa, maksuaika ja ALV, ja täytä tilinumero (IBAN). Y-tunnus kohdassa Yrityksen tiedot on pakollinen. Ehto näytetään asiakkaalle varaussivulla ja vahvistuksessa.

1. Avaa käynti kalenterissa ja paina Ei saapunut.
2. Lasku on valmiiksi täytetty: asiakkaan nimi ja sähköposti, yrityksesi tiedot, pankkiyhteys, viitenumero, laskunumero ja perustelu. Voit muuttaa summaa, eräpäivää ja lisätekstiä.
3. Valitse Lähetä lasku sähköpostilla, Tulosta / tallenna PDF tai Merkitse ei saapuneeksi ilman laskua.

⏰ Käynnin tiedot säilyvät käyntipäivän loppuun (klo 23.59). Merkitse saapumatta jääneet saman päivän aikana – sen jälkeen tiedot on poistettu. Saat laskusta kopion sähköpostiisi kirjanpitoa varten; palvelu ei säilytä laskuja.

7. Jonotuslista

Ota käyttöön: Asetukset → Jonotuslista. Valitse vastausaika (esim. 120 min) ja kuinka monta päivää asiakas voi joustaa toivepäivästä (± 0–7).

1. Kun päivä on täynnä, asiakas voi liittyä jonoon varaussivulla.
2. Kun aika vapautuu, se tarjotaan jonon ensimmäiselle sähköpostilla ja tekstiviestillä, ja aika pidetään hänelle varattuna vastausajan.
3. Jos hän ei vastaa ajoissa, aika tarjotaan seuraavalle. Edellinen näkee linkistä, että aika on annettu eteenpäin.
4. Tarjouksia ei lähetetä yöllä klo 21–8 (valinta), vaan ne lähtevät aamulla.

Jonon tilanne näkyy Varauslista-välilehdellä. Jonottajan yhteystiedot avataan erikseen kuten varauksissa.

8. Maksut, lahja- ja sarjakortit

Ennakkomaksu

1. Asetukset → Verkkomaksut ja ennakkomaksu → Yhdistä maksutili (Stripe) ja täytä Stripen lomake. Rahat menevät suoraan omalle tilillesi.
2. Valitse Ennakkomaksu: ei ennakkomaksua, kiinteä varausmaksu, koko hinta tai asiakas valitsee.

Aika pidetään asiakkaalle varattuna maksun ajan. Peruutusrajan puitteissa perutut maksut palautetaan automaattisesti.

Lahja- ja sarjakortit

• Ota käyttöön kohdassa Asetukset → Lahja- ja sarjakortit: valmiit summat, voimassaolo ja sarjakortit (esim. 5 × hieronta).
• Verkkomyynti: valitse Myy kortteja verkossa – korteilla on oma sivu, jonka linkin näet asetuksissa (vaatii maksutilin).
• Itse myydyt kortit: Lahjakortit → Luo kortti.
• Saldon tarkistus: Lahjakortit → Tarkista tai käytä kortti. Asiakas käyttää koodin varatessaan.

Kortti on pelkkä koodi ja saldo – siihen ei liitetä nimeä.

9. Tiimi ja käyttöoikeudet

• Työntekijät (Tiimi → Työntekijät): nimi, väri, palvelut, joita hän tekee, ja omat työajat. Ei-aktiivinen työntekijä ei näy varaussivulla.
• Käyttäjät (Tiimi → Käyttäjät): kutsu työntekijä sähköpostilla. Rooli Omistaja näkee kaiken; työntekijä näkee kalenterin ja varauslistan.
• Asiakastiedot-oikeus käyttäjäkohtaisesti: Kaikki varaukset, Vain omat varaukset tai Ei pääsyä. Muutos tulee voimaan heti.

10. Asetukset

Yrityksen tiedot

Nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus. Näkyvät varaussivulla, viesteissä ja laskuilla.

Kieli ja alue

Hallinnan kieli, asiakkaille tarjottavat kielet, maa, valuutta, ALV ja aikavyöhyke. Asiakas saa viestit sillä kielellä, jolla hän varasi.

Ulkoasu

Logo ja teemaväri varaussivulle.

Palvelut ja lisäpalvelut

Kesto, hinta ja kuvaus. Lisäpalvelu voidaan rajata tiettyihin palveluihin.

Aukioloajat ja kiinniolopäivät

Viikkopohja ja pyhät. Suomessa pyhät lisätään valmiiksi.

Varaussäännöt

Aloitusaikojen väli (esim. 15/30/60 min) · Tauko varausten välissä · Aikaisin varattava aika (h etukäteen) · Varattavissa eteenpäin (päivää) · Peruutusraja · Muistutusviesti (h ennen, 0 = ei muistutusta) · Tulevia varauksia per asiakas · tekstiviestimuistutus · peruutusilmoituksen kanava.

Tietosuoja ja tilastot

Kalenterin näyttötila, avausloki, tilastot tai stealth-tila.

💾 Muista Tallenna asetukset sivun alareunassa.

11. Siirto toisesta järjestelmästä

Tulevat varaukset voi siirtää esimerkiksi Nettiajasta, Timmasta tai Google-kalenterista.

1. Vie varaukset vanhasta järjestelmästä CSV-tiedostoksi (Excelissä: Tallenna nimellä → CSV) tai kalenteritiedostoksi (.ics).
2. Varauslista → Tuo varaukset toisesta järjestelmästä → valitse tiedosto. Tiedosto luetaan omalla koneellasi.
3. Kerro, mikä sarake on mikäkin, ja mihin palveluun kukin vanha palvelu vastaa.
4. Tarkista esikatselu. Valitse halutessasi, lähetetäänkö asiakkaille uusi vahvistus peruutuslinkillä.
5. Paina Tuo varaukset. Vain tulevat varaukset siirretään.

12. Tilastot ja stealth-tila

Tilastot ovat valinnaisia (Asetukset → Tietosuoja ja tilastot). Niihin tallennetaan vain lukuja: varausten ja käyntien määrä, tulot, täyttöaste sekä suosituimmat palvelut ja ajat – ei tietoa siitä, kuka kävi. Stealth-tilassa mitään ei tallenneta. Kerätyt tilastot voi poistaa milloin tahansa.

13. Tilaus ja tasot

Uusi yritys saa 30 päivän kokeilun kaikilla ominaisuuksilla. Kokeilu ei muutu maksulliseksi itsestään. Valitse taso kohdassa Tilaus:

Tason vaihto, laskut ja maksutapa: Tilaus → Laskut, maksutapa ja tilauksen hallinta. Jos tilaus päättyy, varaussivu lakkaa ottamasta uusia varauksia.

14. Mitä tietoja säilytetään

⚕️ Jos sinulla on lakisääteinen velvollisuus säilyttää potilasasiakirjoja, säilytä ne erillisessä potilastietojärjestelmässä. Kellonan asiakasrekisteri ja hoitomuistiinpanot eivät ole potilastietojärjestelmä.

15. Mitä asiakas näkee

1. Asiakas avaa varaussivusi, valitsee palvelun (ja halutessaan tekijän) ja näkee vapaat ajat viikko- tai kuukausinäkymässä.
2. Hän antaa nimen, sähköpostin ja vapaaehtoisesti puhelinnumeron ja lisätiedot – ja maksaa, jos ennakkomaksu on käytössä.
3. Hän saa vahvistuksen, kalenterimerkinnän, peruutuslinkin ja muistutuksen.
4. Täydestä päivästä hän voi liittyä jonoon.

Asiakkaan sivuilla ei ole evästeitä eikä seurantaa. Kielen voi vaihtaa sivun yläkulmasta.

16. Sovellus, tekoäly ja muut työkalut

• Omat muistiinpanot kalenterissa: klikkaa kalenterin kohtaa ja valitse Muistiinpano. Valitse väri ja halutessasi Vain minulle. Muistiinpano ei estä varauksia – sulkeaksesi ajan käytä estoa. Muistiinpanot poistuvat 30 päivää päättymisen jälkeen.
• Sovellus puhelimeen: Oma tili → Sovellus ja ilmoitukset. Androidilla paina Asenna sovellukseksi. iPhonella avaa hallinta Safarissa → Jaa → Lisää Koti-valikkoon.
• Ilmoitukset: samasta kohdasta Ota ilmoitukset käyttöön tässä laitteessa. Ilmoitus tulee uudesta varauksesta ja asiakkaan peruutuksesta, ja siinä näkyy vain aika.
• Kalenterisynkronointi: Oma tili → Luo kalenterilinkki ja lisää linkki Google- tai iPhone-kalenteriin. Kalenterissa näkyy vain "VARATTU".
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen: Oma tili → Ota käyttöön, lue QR-koodi tunnistussovelluksella ja tallenna varakoodit. Omistaja voi vaatia sen kaikilta (Asetukset → Tietosuoja) ja nollata sen käyttäjältä, jonka puhelin on kadonnut (Tiimi).
• Tekoälyavustaja (Pro): ota käyttöön kohdassa Asetukset → Tietosuoja ja tilastot. Asiakaskortissa: 🎙 Sanele tai kirjoita vapaasti ja paina ✨ Jäsennä tekoälyllä, ✨ Yhteenveto ennen käyntiä ja muistiinpanon ✉ Kotiohje. Tilastoissa ✨ Tulkitse tilastot, palveluissa ✨ Kirjoita kuvaus ja ✨ Käännä palvelut. Tarkista aina tekoälyn teksti ennen tallennusta tai lähetystä. Käyttö sisältyy Pro-tasoon kuukausikiintiönä.
• Käynnin jälkeen: Asetukset → Käynnin jälkeen: arvostelupyyntö (linkki esim. Google-arvosteluun) ja uudelleenvarausmuistutus asiakkaille, jotka ovat antaneet luvan.
• Esitietolomake: Asetukset → Esitietolomake. Valitse valmispohja tai kirjoita omat kysymykset. Asiakas vastaa varatessaan, ja vastaukset tallentuvat asiakaskorttiin, jos hän antaa suostumuksen. Vaatii asiakasrekisterin.
• Asiakasrekisterin tuonti: Asiakkaat → Tuo asiakasrekisteri. Vie asiakaslista vanhasta järjestelmästä CSV-tiedostona ja valitse sarakkeet. Hoitomuistiinpanot tuodaan vain, jos vahvistat asiakkaiden suostumuksen.
• Toistuva varaus: uuden varauksen ikkunassa Toista (1–4 viikon välein, enintään 26 kertaa). Jo varatut ajat ohitetaan, ja saat niistä ilmoituksen.
• Kuitti: avaa varaus ja paina 🧾 Kuitti. Valitse maksutapa, tulosta tai lähetä kuitti asiakkaalle. Kuukauden kuitit ja verkkomaksut saat CSV-tiedostona kirjanpitäjälle kohdasta Tilastot → Kuitit ja kirjanpito.
• Ryhmätunnit: anna palvelulle paikkamäärä (Asetukset → Palvelut → Paikkoja). Samaan aikaan voi silloin varata useampi asiakas, ja varaussivu näyttää vapaiden paikkojen määrän.
• Alennuskoodit: Asetukset → Alennuskoodit ja kampanjat. Koodin voi rajata prosenttiin tai euroihin, palveluihin, viikonpäiviin, päivämäärään ja käyttökertoihin.
• Toimipisteet: Asetukset → Toimipisteet. Valitse jokaiselle työntekijälle toimipiste Tiimi-välilehdellä. Asiakas valitsee ensin toimipisteen.
• Varausnappi ja QR-koodi: Asetukset → Varausnappi kotisivuille ja someen. Kopioi koodi kotisivuille, lataa QR-koodi vastaanotolle ja katso ohjeet Googleen, Instagramiin ja Facebookiin.
• Tilat ja laitteet: Asetukset → Tilat, laitteet, kotikäynnit ja etävastaanotot. Lisää esim. hoitohuoneet, ja valitse palvelulle, mitä tiloja se tarvitsee. Varaus onnistuu vain, kun jokin tiloista on vapaana. Pelkkä tilan varaus sopii esim. saunavuoroille ja kenttien vuokraukseen, jolloin tekijää ei tarvita.
• Kotikäynnit: merkitse palvelu kotikäynniksi. Asiakas antaa osoitteen varatessaan, ja palvelualue tarkistetaan postinumerosta. Varausten väliin jätetään asettamasi matka-aika. Osoite on salattu, ja se poistuu varauksen mukana.
• Etävastaanotot: merkitse palvelu etävastaanotoksi ja valitse oma videohuoneesi (Teams, Zoom, Meet tai Whereby) tai automaattinen Jitsi-huone. Linkki lähtee asiakkaalle vahvistuksessa ja kalenterimerkinnässä.
• Käsittelysopimus: asiakasrekisteri ja tekoäly vaativat henkilötietojen käsittelysopimuksen hyväksymisen (Asetukset → Asiakastietojen säilytys). Sopimuksen voi tulostaa.
• Vuosilaskutus ja suosittelu: Tilaus-välilehdellä voit valita vuosilaskutuksen (2 kk ilmaiseksi) ja jakaa oman suosittelulinkkisi: saat kuukauden ilmaiseksi jokaisesta suosittelemastasi tilaajasta.

17. Ongelmatilanteet